Im Kontext von eGovernment ist auch die elektronische Aktenführung ein wichtiges Thema für die öffentliche Verwaltung, damit über die entstehenden innovativen Services für Bürger und Unternehmen eine medienbruchfreie Kommunikation mit der Verwaltung möglich wird.
Öffentliche Services effizient nutzbar machen mit Servicekonten und eAkten.
Die aktuelle Zeit ist durch Hyperdigitalisierung geprägt. Nach einer Gartner Studie wird bis 2020 ein Viertel des weltweiten BIP durch die digitale Wirtschaft generiert. Die öffentliche Verwaltung bietet bereits eine Vielzahl von Verwaltungsdienstleistungen über das Internet an, jedoch ist die IT-Landschaft eher monolitisch als integriert. Dies erschwert aktuell den Einsatz des nPAs als eine Möglichkeit für die sichere elektronische Identifikation. Viele Services für Bürger müssen in aufwendigen Projekten für den Einsatz des neuen Personalausweis (nPA) fit gemacht werden. Jede Applikation muss mit einem eID-Server verbunden sein, das Berechtigungszertifikat ist erforderlich. Für Unternehmen ist aufgrund der nicht flächendeckend verfügbaren elektronischen Abbildung von Vertretungsverhältnissen das Angebot vielfach nicht nutzbar. Es wird so schwierig verschiedene Vertrauensniveaus anzubieten, da diese jeweils einzeln implementiert werden müssen. Alle über den Datenkranz des nPAs hinausgehenden Attribute, die als Stammdaten des Service vom Bürger angefragt werden, müssen redundant vorgehalten werden. Bei durchschnittlich nur 1,5 Verwaltungsinteraktionen pro Jahr, die ein Bürger hat, ist es wenig verwunderlich, dass hier noch viel Potential steckt.
Servicekonto
Wie wäre es also, wenn der Bürger seine gesamten Informationen, die er für die Nutzung der Services der öffentlichen Verwaltung benötigt, an einer Stelle in seiner Verantwortung pflegen könnte? Im Online-Banking und im Bereich eCommerce hat man dem Bürger bereits einen Self-Service ermöglicht. Eine zentrale Stelle, in der er die Nachrichten und Bescheide aufgrund der genutzten Services empfangen könnte, wäre auch nützlich.
Diese Idee ist als Servicekontenlösung bereits in einer Vielzahl von Bundesländern bereits etabliert. Am bekanntesten dürfte vielen Lesern das Bayernportal sein.
In diesem könnten dann auch Unternehmen neben den gesetzlichen Vertretern aus dem Handelsregister ihre Erfüllungsgehilfe medienbruchfrei bevollmächtigen. So erhalten diese mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre Daten. Die Bevollmächtigen könnten dann über ihren nPA authentifiziert werden und das Sicherheitsniveau hoch+ kommt auch der Wirtschaft in Deutschland zu gute. Die Unternehmen, gerade große, haben sehr viele Kontakte mit unterschiedlichsten Behörden, um bspw. die notwendigen Anträge für eine Verwaltungsvereinfachung zu stellen, und würden den nPA-Einsatz über die kritische Masse bringen.
DMS ist wichtig für eGovernment
Hier darf man jedoch nicht stoppen. Ein DMS spielt eine wichtige Rolle für eine medienbruchfreie eGovernment-Landschaft. Eine Behörde bietet nämlich verschiedene Services für die Bürger und Unternehmen an, die entweder hoch integriert in einer Webapplikation oder in unabhängigen IT-Systemen angeboten werden. Wenn nun in jeder IT-Applikation ein Backend sitzt, über die die Behörde die Anfragen beantwortet, wäre dies sicher nicht immer optimal. Für große Massenverfahren mag es ggf. eine Argumentation geben, jedoch in den vielen kleinen Verfahren, ist es wichtig die Informationen zu kanalisieren, damit diese effizient durch die Verwaltung abgearbeitet werden. Der Standard in der Verwaltung sind immer noch Akten, die revisionssicher papiermäßig und/oder in elektronischen Systemen gespeichert werden. Daher ist eine standardisierte Anbindung der Services an ein DMS zu empfehlen, das in eine eAkte-Lösung integriert ist. Diese eAkte-Lösung kann bspw. mit Standardprodukten wie MS SharePoint als Basismaschine realisiert werden, die die Prozessbausteine „Ordnen“, „Registrieren“, „Bereitstellen“ sowie „Langzeitspeicherung“ und „Aussonderung“ unterstützt.
Es bleibt also spannend, wie sich dieses Thema in der nächsten Zeit entwickelt. Ich hoffe das beste!