Die E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien in Behörden und Unternehmen, sondern auch eines der wertvollsten Kommunikationsresourcen. Das Spannungsfeld im geschäftlichen Umfeld bei der E-Mail-Archivierung besteht zwischen den Aufbewahrungspflichten der Unternehmen und dem Schutz von personenbezogenen Daten.
Herausforderungen
Vor dem Hintergrund der DSGVO dürfen keine privaten personenbezogenen Informationen in E-Mail-Postfächern gespeichert werden. Nach den GoBD muss hingegen eine E-Mail immer dann archiviert werden, wenn sie anstelle eines Handels- bzw. Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs fungiert. Ist lediglich der Anhang entscheidend, muss auch nur dieser archiviert werden. Die vorgeschriebene Aufbewahrungszeit für geschäftliche E-Mails beträgt sechs bis zehn Jahre. Kleingewerbetreibende sind hiervon befreit. Da das Volumen der E-Mails weiter zunimmt, steigen die Kosten für deren Speicherung und der Aufwand für deren Archivierung bzw. Wiederherstellung nimmt zu. Für Unternehmen ist es zudem wichtig jederzeit auch auf länger zurückliegende E-Mails schnell und zuverlässig zugreifen zu können. Daher erkennen Unternehmer zunehmend Bedarf nach Lösungen zur E-Mail-Archivierung.
Technische Umsetzung
Lösungen für die E-Mail-Archivierung werden zum einen als On-Premise-Installation oder aber als Cloud-Dienst angeboten. Ersteres ermöglicht dem Unternehmen eine Installation direkt bspw. im Windows-Server, der auch als Domain-Controller fungieren kann. Dadurch ist eine Einbindung des bestehenden Active-Directories in die Mail Archivierung möglich, womit eine enge Verzahnung mit der Organisationsstruktur des Unternehmens gegeben ist und einheitliche Vorgaben mit Bordmitteln von Windows gemacht werden können. Hier ist es dann auch mit Add-Ins für E-Mail-Clients möglich, dass der Nutzer direkten Zugriff auf seine archivierten E-Mails erhält.
Ein Cloud-Dienst als SaaS entlastet die IT-Administrationen gerade von KMU erheblich, da sie sich nicht um die Wartung und Konfiguration der Archivierungslösung kümmern müssen. In Zeiten von Fachkräftemangel im IT-Sektor ist dies ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Insbesondere IT Service Continuity Management ist in diesem Fall outgesourced. Wichtig ist, dass die Daten in einem EU-Mitgliedsland gespeichert werden und dass der IT-Dienstleister die Vertraulichkeit der Informationen durch ein 4-Augen-Prinzip sicherstellt.
zukünftige Entwicklungen
Aktuell werden in allen Lösungsvarianten die ein- und ausgehenden E-Mails automatisch archiviert. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen können hierbei spam- und malwarebehaftete E-Mails zuverlässig erkannt und von der Archivierung ausgeschlossen werden. Da Unternehmen zukünftig nicht nur E-Mail, sondern auch De-Mail, EGVP, Soziale Netze und Scanstraßen für Briefpost im Rahmen einer Multichannel-Kommunikation bedienen müssen, um eine professionelle Kommunikation des Backoffice mit dem Kunden, Partnerunternehmen oder der Behörde sicherzustellen, werden hier in Zukunft weitergehende Lösungen für die Einbindung einer E-Mail-Archivierung bzw. einer generellen Archivierung von Geschäftspost erwartet.
Daneben lassen sich künftig durch eine Integration von maschinellem Lernen und Big Data in die E-Mail-Archivierung wichtige Geschäftsregeln für die Weiterverteilung von Eingängen in Unternehmen an die zuständige Einheit oder nützliche Informationen über die Kunden gewinnen. Daneben kann eine automatisiert die Einhaltung von Compliance-Regeln in Unternehmen beim Geschäftsverkehr durch eine KI sichergestellt werden. Dabei darf natürlich keine Leistungsüberwachung der Mitarbeiter erfolgen. Auch der Einsatz einer Blockchain kann eine fälschungssichere Protokollierung der Kommunikationsverläufe sicherstellen.
Empfehlungen
Für Unternehmen, die eine E-Mail-Archivierung erstmalig einführen oder eine bestehende Lösung ersetzen müssen lohnt es sich den Markt an Anbietern zu sichten, um das für sie geeignete Angebot zu finden. Viele Anbieter bieten auch Testinstanzen ihrer Dienste kostenlos an, um einen Eindruck von der Mächtigkeit und den Features des Produkts zu ermöglichen. Für den Vergleich im Rahmen der Entscheidungsfindung bietet sich die Durchführung einer Nutzwertanalyse an, in der das Unternehmen die eigenen Schwerpunkte setzen kann. Dabei muss im Ergebnis auch nicht immer die günstigste bzw. die teuerste Lösung die beste Lösung sein, sondern diese Entscheidung erfolgt nach dem individuellen Bedarf des Kunden.
Eine langfristige Bindung an einen Anbieter sollte man jedoch gut durchdenken, da man so ggf. nicht von Innovationssprüngen im Markt profitieren kann. Auf der anderen Seite ist eine E-Mail-Archivierung wichtig für den Unternehmenserfolg, da hier wichtige Daten gespeichert werden. Ein regelmäßiger Wechsel des Anbieters ist daher nicht ohne Risiko und mit Aufwand verbunden. Damit ein Wechsel trotzdem möglich ist, sollte der Anbieter vertraglich zusichern, jederzeit einen Export der Daten in Standardformaten zu ermöglichen, da sonst ein Lock-In-Effekt entsteht.