aktuelle Entwicklungen bei Projektmanagementsoftware

Die Verbindung von Projektmanagement mit geeigneter, effektiver und effizienter Software ist trotz der fortschreitenden technischen Entwicklung nicht so selbstständig wie gedacht. Vielerorts wird leider noch mit Whiteboard, Stift und bunten Kärtchen geplant oder Microsoft EXCEL zur Terminplanung genutzt. In diesem Artikel beleuchte ich aktuelle Entwicklungen bei PM-Software.

Einführung von Projektmanagementsoftware

Dies resultiert daraus, dass viele Projektbeteiligten sich in ihrer Kreativität eingeschränkt sehen, die Programme zu schwierig zu bedienen sind und Schnittstellenprobleme auftreten (wenn mehrere Projektmanagement-Tools eingesetzt werden). Um diese Bedenken sensibel zu adressieren und um zielgerichtet und bedarfsgerecht eine Projektmanagementsoftware (PM-Software) im Unternehmen einzuführen, wird folgendes Vorgehensmodell vorgeschlagen:

  1. Bedarf bestimmen
  2. Wissenbestand bei den Teammitglieder ermitteln
  3. Anforderungen an das Tool definieren
  4. Angebote basierend auf dem Anforderungskatalog prüfen: hier gilt, dass die erforderliche Weiterbildung der Mitarbeiter sich lohnen muss und das Tool eine Entlastung, Qualitätsverbesserung, Verlässlichkeit und höhere Erfolgswahrscheinlichkeit im Projekt mit sich bringt
  5. Entscheidung für eine PM-Software treffen

Erfolgsfaktoren

Folgende Erfolgsfaktoren sollten bei der Einführung von PM-Software berücksichtigt werden:

  1. klar definierte PM-Prozesse herstellen
  2. klare Anforderungen an die PM-Software stellen, sodass man das richtige Tool auswählen kann
  3. immer auf die Einbindung der zukünftigen Nutzer und Anspruchsgruppen (z.B. Personalrat) achten und wichtige Anforderungen priorisieren
  4. schrittweise Einführung von PM-Software mit realistischen Zielen
  5. klare Unterstützung des Managements sicherstellen
  6. auf einen realistischen Integrationsgrad achten

Anwendungsbeispiele

Bzgl. der Konzeption kann eine erste Kalkulation toolgestützt erfolgen. Hierbei haben viele Softwarehäuser eigene Kalkulationsmethoden (insbes. Function Point Methode).

Bei der Planung kann der Projektstukturplan toolgestützt erstellt werden und im Bereich der Organisation lassen sich Personal- und Managementübersichten mit passenden Tools verwalten. Hier wird aktuell oft eine Kombination aus MS-EXCEL und Powerpoint verwendet.

Bei der Prozess-Steuerung dienen Ablaufschemata und Zeitpläne als wichtiges Controllinginstrument, mit denen sich die tatsächliche Entwicklung verfolgen lässt. Hierbei kommen Tools wie MS-Project oder GanttProject zum Einsatz.

Für die Dokumentation gibt es Archive, in denen alle Projektkorrespondenz verwaltet wird. Hier dient z.B. ein SharePoint zur Dokumentverwaltung und Austausch.

Aktuelle Entwicklungen belegen jedoch, dass die Schnittstellen zwischen den einzelnen Tools sukzessiv aufgelöst werden und integrierte Projektmanagement- und Kollaborationsplattformen entstehen. Der gesamte Lebenszyklus lässt sich dabei über eine webbasierte Plattform abbilden, bei der alle Projektmitglieder involviert sind. Die Projektmanagement Software kann als Software as a Service (SaaS) oder inhouse genutzt werden. Diese haben folgende Features:

  • visueller PSP erstellen
  • daraus prioritätsbasiert Gantt-Diagramme ableiten und diese mit Ressourcen beplanen
  • kalkulierten Projektfortschritt in Echtzeit ermitteln
  • Projektübergreifende Ressourcenplanung durchführen, um optimale Ressourcenauslastung sicherzustellen
  • Kommunikationsdienste (Foren, Arbeitsgruppen)
  • Dokumentenmanagement

Dies ermöglicht die Arbeit auf einer zentralen Datenbasis und verhindert Inkonsistenzen aufgrund dezentraler Datenhaltung. Externe Schnittstellen werden abgebaut und damit die Probleme einer Toolkette (Stichwort: Interoperabilität, Kompatibilität, Datenaustausch) vermieden. Dies erleichtert die Arbeit des Projektmanagers erheblich und spart zeit- und kostenintensive Schulungen auf unterschiedlichen Tools.

Ich bin daher auf die vielen Entwicklungen in diesem Anwendungsgebiet gespannt.

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