In diesem Artikel geht es um die Risikosteuerung. Dazu wird die Erstellung einer Risikomatrix beschreiben.
Um mit den bisher erkannten Risiken umgehen zu können legte das Projektteam im nächsten Schritt eine Risikostrategie fest. Diese Strategie orientiert sich an den bisher identifizierten Gefahren und deren Einordnung in Bezug auf die drei genannten Eigenschaften. Hierfür wurde zur Visualisierung eine Risikomatrix erstellt, welche diese Einordnung transparent darstellen soll. Ziel ist es, die Gefahren des Projektes auf einen Blick einschätzen und auf dieser Basis eine Strategieentscheidung treffen zu können. Also ob es sich beispielsweise um ein Hochrisiko-Projekt handelt oder eher um ein Projekt, welches mit wenigen Risiken verbunden ist.
Zur Abbildung werden die Größen der Eintrittswahrscheinlichkeit auf der Y-Achse und die Schadenshöhe auf der X-Achse dargestellt. Die einzelnen Risiken werden mit ihrer Nummer als Kreise in die Risikomatrix eingetragen. Die Entdeckungswahrscheinlichkeit wird dabei durch die Größe des jeweiligen Kreises gekennzeichnet.
Legende für Risikomatrix
Risikostrategie
Die Risikomatrix wird in die nachfolgenden drei Bereiche gegliedert. Für jeden Bereich sind entsprechende Handlungsanweisungen definiert.
unkritische Risiken (grün)
Risiken in diesem Bereich sind relativ unkritisch und gefährden das Projekt nicht. Für diese Risiken werden Indikatoren und Gegenmaßnahmen erfasst. Ein Eingreifen erfolgt jedoch erst bei Auftreten des Problems.
kritische Risiken (gelb)
Für solche Risiken müssen geeignete Indikatoren und Gegenmaßnahmen erfasst werden. Abhängig von der Entdeckungswahrscheinlichkeit sind entsprechende Gegenmaßnahmen frühzeitig zu ergreifen. Denn eine Gefahr die zur Projektdurchführung kaum zu entdecken ist, sich aber in diesem Bereich befindet, gefährdet den Projekterfolg. Dieser Bereich wird zur Projektlaufzeit kontinuierlich beobachtet und durch entsprechende Kommunikation und Nachfragen durch den Risikomanager fokussiert.
hochkritische Risiken (rot)
Risiken im hochkritischen Bereich müssen unbedingt vermieden werden. Hierfür wird vom Projektteam eine weitere detaillierte Analyse durchgeführt um Indikatoren und Gegenmaßnahmen zu identifizieren. Kann ein Risiko gesenkt werden, sind entsprechende Maßnahmen möglichst sofort zu ergreifen. Da bei Eintreten einer solchen Gefahr das Projekt ohne schnelle und wirksame Gegenmaßnahmen kaum erfolgreich beendet werden kann.
Aus den bisher geschilderten Risikoeigenschaften, der Risikoliste und der Differenzierung der Risikoprioritäten, lässt sich folgende Risikomatrix ableiten:
Beispiel Risikomatrix
Diese Matrix stellt die Einschätzung aller Teammitglieder im Planungszeitraum des Projektes dar. Daraus geht hervor, dass es sich um ein Projekt mit wenigen hochkritischen Risiken handelt. Aber doch einige kritische Gefahren vorhanden sind. Der Großteil dieser liegt in der Abstimmung, Koordination und Kommunikation des Teams und kann durch geeignete Maßnahmen (regelmäßiges Jour fixe, Dokument-Repository) reduziert werden.
Gegenmaßnahmen und Indikatoren
Bereits bei der Erfassung und Analyse wurden potentielle Gegenmaßnahmen erfasst. Ziel der Risikosteuerung ist die Anwendung dieser Maßnahmen. Um das Auftreten von verschiedenen Risiken erkennen zu können, wurden jedem Risiko entsprechende Risikoindikatoren zugeordnet. An dieser Stelle ist zu definieren, wer für die Überwachung der Risiken verantwortlich ist und wie dies organisatorisch erfolgen soll. In einem kleinen Projekt bietet es sich an, dass die Rolle des Risikomanagers vom Projektleiter übernommen wird. Da dieser den Gesamtüberblick über die einzelnen Aufgabenpakete und den Bearbeitungsstand hat (Entwicklung, Anforderungsmanagement und Test) und auch für eine strukturierte Kommunikation zuständig ist.
Neben dem Risikomanager ist jedes Teammitglied dazu aufgerufen, das Erkennen von Risikoindikatoren dem Risikomanager und dem Team zu kommunizieren (z.B. eigene Unklarheit über die nächsten Aufgaben, technische Schwierigkeiten bei der Implementierung). Nur so können frühzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Das Bewusstsein für die erkannten Projektrisiken wurde bereits durch den gemeinsamen Erfassungsprozess der Risikoliste geschaffen.
Quelle: Projekt des Autors mit Stefan Kleih, Michael Ruhnau, Matthias Köhler, Kim Jansen