Gerade bei Produkten, auf die im weiteren Projektverlauf nach V-Modell XT aufgebaut und auf deren Basis ggf. sogar Software entwickelt wird, müssen einen hohes Qualitätsniveau erreichen. Hierzu ist eine hohe Prüfbeteiligung an Reviews erforderlich. Um erkennen zu können, wer das Dokument tatsächlich geprüft hat, wird eine qualifizierte Fehlanzeige vorgeschlagen.
Ist-Zustand
Vor Einführung der qualifizierten Fehlanzeige erhält der Produktverantwortliche, der einen Review startet, im Regelfall von einem Prüfer nur dann eine Rückmeldung, wenn dieser Anmerkungen zum Produkt hat. Es ist nicht klar erkennbar, was der Grund dafür ist, wenn Prüfer bei einem Review keine E-Mail an den Produktverantwortlichen zurückschicken.
Folgende Gründe sind denkbar:
- Prüfer ist mit dem Produkt zufrieden und hat keine Anmerkungen
- Prüfer hat keine Zeit, da er seine Ressourcen für andere Aktivitäten benötigt
- Prüfer ist krank / im Urlaub und kann daher keine Anmerkungen abgeben
- Prüfer hat den Abgabetermin für das Review vergessen
Vorschlag einer qualifizierten Fehlanzeige
Gerade bei Produkten, die einen großen spezialisierten Teilnehmerkreis betreffen ist es wichtig, dass alle Betroffenen das Dokument (bzw. den sie betreffenden Teil) unter ihrem Blickwinkel geprüft haben. An einigen Produkten hängen weitreichende Projektentscheidungen. Es könnten aufwändige Änderungen verursacht werden, wenn Probleme erst im Nachhinein bekannt werden.
Um eine qualifizierte Aussage über die Qualität eines Produkts und damit über die Qualität im Projekt treffen zu können, ist es wichtig bei einem Audit zu prüfen, wie viele Prüfer ein Dokument tatsächlich geprüft haben.
Vorteile einer qualifizierten Fehlanzeige
- Produktverantwortliche sieht, wie viel Prozent des Prüferkreises sein Dokument tatsächlich prüfen konnte
- Produktverantwortliche kann bei wichtigen Prüfern ggf. nachfragen und das Review verlängern
- Personen, die ein Dokument freigeben bzw. mit diesem weiterarbeiten, können sich beim Produktverantwortlichen über dessen Belastbarkeit erkundigen
- Stabstelle QS kann bei einem Audit stichprobenweise Reviews prüfen und Anhaltspunkte für die Qualität im Projekt gewinnen
- Projektbeteiligte sind für die Bedeutung des Reviews von Produkten sensibilisiert
Nachteile, die entkräftet werden können
- Leistungskontrolle: die Qualifizierten Fehlanzeigen werden vom Produktverantwortlichen wie alle anderen E-Mails mit Anmerkungen dezentral gesammelt; eine Auswertung zur Leistungsüberwachung ist damit nicht möglich; es sollen nur stichprobenweise in einem QS-Audit ausgewählte Reviews geprüft werden
- Mehraufwand: die Archivierung einer E-Mail ist nicht aufwändig und sollte sowieso schon bei den E-Mails mit Anmerkungen zum Produkt erfolgen
Ausführung
Haben einzelne Prüfer keine Anmerkungen, ist eine begründete Fehlanzeige mittels E-Mail erforderlich. Die Gründe, aus denen eine Fehlanzeige erfolgt, können sein:
(1) Geprüft, keine Beanstandungen
(2) Prüfung innerhalb des vorgegebenen Zeitraums nicht möglich
(3) Sonstiger Grund (z.B. abweisend, nicht verfügbar)
Bei allen genannten Gründen ausgenommen „Geprüft“ ist darzulegen, welche Einschätzungen oder Umstände zu der Fehlanzeige geführt haben. Auf Basis dieser Informationen kann der Prozess der Dokumentenprüfung im Rahmen des Projekts optimiert werden.
Alle im Rahmen des Reviews erhaltenen E-Mails (mit Anmerkungen bzw. qualifizierte Fehlanzeige) werden durch den Produktverantwortlichen gesammelt und für etwaige Prüfungen dezentral vorgehalten.